Réservation déplacements professionnels : droits et obligations à connaître

Aujourd’hui, les sociétés s’engagent encore plus fort dans l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels et des frais associés.

Cela leur permet de gérer efficacement leur temps, mais aussi, de répondre aux défis auxquels nos sociétés sont actuellement confrontées. Qu’il s’agisse de la crise sanitaire qui transforme le comportement de la population mondiale, de l’urgence de la crise climatique, sans parler des coûts induits, il faut donc que les entreprises s’adaptent aux déplacements professionnels et définissent des politiques de voyage claires.

Pour y parvenir les employeurs et collaborateurs doivent être en mesure de connaître leurs obligations et leurs droits.

Quelle est la définition d’un déplacement professionnel ?

Il est utile de reprendre la définition précise d’un déplacement professionnel, pour bien en comprendre la notion :

Pour commencer, le déplacement professionnel, ou voyage d’affaire, signifie q’un employé, est tenu d’exercer son activité professionnelle en hors de son lieu habituel. Enfin, à titre individuel, ou collectif, lorsqu’un employé exerce sa profession à l’extérieur de son milieu de travail normal, il s’agit d’un déplacement professionnel.

Qui organise les déplacements professionnels ?

Il n’existe ni contrainte ni obligation pour l’employeur relativement à la gestion des déplacements professionnels, tout dépendra de sa culture et son organisation. Soit, l’entreprise peut prendre en charge l’organisation du déplacement des collaborateur via des assistants ou adjoints, on parle de gestion centralisée des déplacements professionnels. Cela permet aux collaborateur de ne pas a avoir a le faire et d’un autre coté ce la permet aussi de contrôler la bonne application des règle de l’entreprise.

Soit le collaborateur lui-même peut se charger de ses déplacement professionnel et s’assurer de la parfaite adéquation à ses besoin.

Au choix de l’entreprise, la gestion peut-être déléguée à des service externalisées.

ACTIFcab, se charge de centralisation des demandes, d’optimiser les moyens , et offre un suivi personnalisé du contrat de l’entreprise.

Que dit la loi pour les déplacements professionnels ?

Le voyage d’affaires se doit de remplir certaines conditions, à savoir :

  • Le salarié concerné doit passer moins de 90 jours consécutifs en voyage d’affaires
  • Le salarié concerné doit passer moins de 180 jours à l’étranger. Cette limite s’applique sur une durée d’un an.

Ces conditions permettent de différencier légalement un déplacement professionnel et une expatriation. Autrement appelée « détachement », un avenant ou une modification au contrat de travail est obligatoire aussi bien pour l’employeur que pour le collaborateur.

Quels frais rembourser ?

Les frais de déplacement correspondent aux dépenses engagées dans un milieu professionnel par un employé ou un dirigeant. La loi stipule que les dépenses engagé pendant une mission professionnelle doivent lui être remboursées sans imputation sur sa rémunération. Il est donc obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais de transport, de repas et d’hébergement…Néanmoins, l’entreprise peut définir un ensemble de règles concernant les limites de remboursement.

Pour ses clients en contrat, ACTIFcab s’engage à appliquer les règles définies par l’entreprise, dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Dans ce cadre ACTIFcab évite aux salariés la réalisation de note de frais par le salarié.

Quel moyen de transport utiliser ?

L’employeur peut définir des règles sur les moyens de transport utiliser selon les types de déplacements.

Les entreprises, ont aujourd’hui besoin de réduire leur impact carbone et incitent leurs collaborateurs à utiliser des moyens plus faible en émission. 

Selon les missions, ACTIFcab va répondre efficacement aux besoins tout en limitant l’impact en Carbone. Par ailleurs, la flotte moto d’ACTIF cab roule au Bioéthanol.

En conséquence de ces éléments, ACTIFcab participe donc activement à la réduction de l’impact Carbone de votre entreprise.

N’hésitez pas à consulter nos offres et services destinées aux professionnels. Page véhicules et chauffeurs

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